Software für das Dokumentenmanagement


BSoftware für das Dokumentenmanagement

Sie kennen PLATO XERITM noch nicht und wissen rein gar nichts damit anzufangen?
Dann wollen wir Ihnen an dieser Stelle ein wenig auf die Sprünge helfen und Ihnen diese DMS Software in Kürze näher bringen.

Grundsätzlich ist diese Anwendung im unternehmerischen Dokumentenmanagement einzusetzen. Sie bietet ihren Nutzer dabei sichere und wirkungsvolle Lösungen an und unterstützt sie bei der Erstellung und Lenkung von Dokumenten innerhalb des Unternehmens.

Alle Vorzüge auf einen Blick

Die Software wurde extra so gestaltet, dass sie ein einfach und schnell zu bedienen ist. Es sollen keine langen Einführungen oder monatelange Eingewöhnungen von Nöten sein, um mit ihr umgehen zu können. Alles ist intuitiv und für den Nutzer direkt verständlich und zugänglich. Das Erstellen von Organisationsdokumenten, deren Freigabe und Bereitstellung an andere Mitarbeiter und Nutzer im Unternehmen funktioniert kinderleicht. Für den Anwender stehen viele Suchfilter bereit, die sogar gespeichert werden können, auch eine Tagging-Funktion und eine Live-Suche. Auf diese Weise wird der Zugriff auf das korrekte Dokument wesentlich erleichtert. Besonders interessant ist die individuelle Anpassung von Einstiegsseiten. Hier hat man die Möglichkeit unterschiedliche Elemente und Seiten grafisch voneinander abzusetzen und somit mehr Struktur und Transparenz zu schaffen.

Wem an einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess gelegen ist, was eigentlich jeder sein sollte, der sollte darauf achten, dass seine Dokumente mit Bemerkungen versehen werden können. Unter anderen kann man mit der Software Verbesserungsvorschläge, Ergänzungen, zu prüfende Passagen, Fragen und Erklärungen hinzufügen. Wertvolle Informationen und Rückmeldungen, die man zur Optimierung benötigt. Um den Nutzer noch besser in das Programm zu führen, wurden bereits bekannte Microsoft Office-Anwendungen integriert.

Ein gutes Dokumentenmanagement ist ein strukturiertes Dokumentenmanagement. Hierbei schafft XERITM die Grundlage, in dem es dazu beiträgt gesetzte Standards zu erfüllen. Es gibt Vorschläge, Regeln und andere Vorgaben vor. Es sorgt dafür, dass immer das aktuellste Dokument vorliegt und dem richtigen Nutzer vorgelegt wird. Veraltete und ungültige Dokumente gehören mit ihr der Vergangenheit an. Somit fällt auch lästige Doppelarbeit weg.

In einigen Branchen ist es zudem vorgegeben, dass gewisse Standards und Normen, rechtliche Bestimmungen und andere Richtlinien erfüllt werden müssen. Die Software bietet hierzu u.a. die elektronische Unterschrift, einen systemweiten Audit-Trail und vieles mehr. Somit ist der Einhaltung all dieser Punkte Software-seitig nichts in den Weg gestellt, hohe Normenanforderungen können erfüllt werden. Die Dokumentation erfolgt transparent und ist jederzeit nachvollziehbar.

Durch die einfache Implementierung von Schnittstellen kann die Anwendung problemlos erweitert werden. Die vorhandene API (Programmierschnittstelle) ist ausführlich dokumentiert und kann für Exporte, aber auch Importe genutzt werden.

Darüber hinaus verfügt die Anwendung über die Möglichkeit, seine Nutzer an wichtige Ereignisse zu erinnern. Es informiert über die Stadien der einzelnen Dokumente und eskaliert im Notfall. Durch die hohe Transparenz übersieht man keine noch offenen Aufgaben und erkennt bestehende Dokumentenverknüpfungen. Die DMS Software XERITM überwacht alle Dokumente und erkennt Inkonsistenzen sicher und effizient. Sie ist wie ein persönlicher Assistent, der einen von formellen und administrativen Aufgaben entlastet.

Anwendungsgebiete

  • Formularmanagement:
    Verwaltung und Automatisierung von Geschäftsprozessen
  • Managementsysteme:
    Geschäftssysteme, Handbuchmanagement für Arbeitssicherheit, Qualitätsmanagement und Umweltmanagement
  • Produkt-Dokumentation:
    Gebrauchsanweisungen, Pflichtenhefte, Text- und Validierungsdokumentation
  • Verträge:
    Arbeitsverträge, Geschäftsvereinbarungen, Lieferantenverträge, Mietverträge, Rahmenverträge
  • Vertriebsdokumentation:
    Argumentationshilfen, Marketing-Dokumente, Präsentationen, Preislisten
  • Vorgabedokumentation:
    Ablaufdiagramme, Anweisungen, Organigramme, Prozessbeschreibungen, SOP-Management