Outsourcing im Büro


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Guter Service ist in der heutigen Zeit ein Muss. Wer durch schlechten Service negativ auffällt, kann sicher sein, dass er sich nicht lange am Markt behaupten wird. Natürlich müssen auch die Produkte und Leistungen gewisse Qualitätsstandards erfüllen. Wer ein minderwertiges Produkt vertreibt, wird auch mit gutem Service sein Ansehen nicht steigern können.

Zu einem angemessenen Kundendienst gehört es auch, dass man immer für seine Kunden erreichbar ist. Sei es um Fragen zum Produkt zu beantworten oder einfach nur um eine Kontaktmöglichkeit zu bieten. Doch auch Partner müssen sich gut umsorgt fühlen. Es muss möglich sein einfach Termine zu vereinbaren und schnell einen Gesprächspartner zu erreichen. Scheitern diese Bemühungen zu oft, verliert man schnell das Interesse und verliert dadurch wichtige Geschäftspartner und Kunden.

Und genau aus diesem Grund ist es so wichtig, dass man immer erreichbar ist. Nun weiß jede Geschäftsperson aber aus eigener Erfahrung, dass das nicht immer möglich ist. Entweder ist man gerade in einem anderen Gespräch, unterwegs zum nächsten Termin, mit der eigenen Arbeit beschäftigt oder gönnt sich tatsächlich einmal ein paar Tage Urlaub. Hier noch weitere Gespräche unterzubringen, ist oftmals schwierig bis unmöglich. Der Arbeitsalltag ist einfach zu hektisch geworden und man ist ständig am rotieren.

Im besten Fall hat man in solchen Situationen eine Bürokraft, die einem tatkräftig unter die Arme greift. Telefonate annehmen, Termine vereinbaren und den Schriftverkehr regeln, sind Dinge, die man dann zum Glück von seiner Liste streichen kann. Man kann sich voll und ganz auf seine Arbeit konzentrieren und so das bestmögliche herausholen.

Wer jedoch nicht das Glück hat, sich eine solche Kraft leisten zu können - aus welchen Gründen auch immer - der muss nicht gleich verzagen. Es gibt nämlich Serviceagenturen, die sich genau um solche Büroarbeiten kümmern. Sei es ein Postdienst, der sich um alle ankommenden Briefe und Geschäftspapiere kümmert, diese weiterleitet und/oder bearbeitet oder ein Telefonservice. Wählt man zum Beispiel einen Telefonservice für Hamburg, so werden alle eingehenden Telefonate professionell angenommen, weitergeleitet und/oder bearbeitet. Es können Terminvereinbarungen stattfinden, Buchungen und Bestellungen getätigt und Beratungen durchgeführt werden. Und das alles sogar, wenn man selbst im Urlaub ist und sich ein wenig entspannt.

Je nach Unternehmen kann das Leistungsangebot bei einem Telefonservice sehr unterschiedlich sein. Angeboten werden zum Beispiel:

  • Anrufentgegennahme in englisch
  • Anrufnotizen zu jedem Telefonat
  • Begrüßung nach Wunsch des Kunden
  • Bestellannahme
  • Buchungen
  • Durchstellen von Anrufen
  • Terminvereinbarungen
  • Wählbare Servicezeiten