Alles parat? - Digitale Dokumentenorganisation macht es möglich


Digitale Dokumentenorganisation macht es möglich

Der Kern eines jeden Prozesses ist ein Dokument. Für die Optimierung jener Prozesse ist eine professionelle Dokumentenorganisation Pflicht. Denn jedes Dokument muss verwaltet werden. Vorzugsweise effizient, rechtssicher und schnell.

Tagtäglich kommen stapelweise Briefe mit der Post und hunderte oder tausende E-Mails an. Emails mit Anhängen, die abgelegt werden müssen. Unterlagen müssen gescannt und Vorlagen kopiert werden. Dokumente wohin man auch sieht. Der ganz normale Wahnsinn, den jedes Unternehmen nur zu Genüge kennt. Da kann man schnell mal den Kopf verlieren.

Digitale Dokumente - Fluch und Segen zugleich

Auf der einen Seite braucht die Speicherung digitaler Dokumente im direkten Vergleich deutlich weniger Platz. Anders als bei der analogen Variante können hier auch mehrere Anwender gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen, es lesen und bearbeiten sowie unkompliziert und schnell weitergeben. Gefahren wie Einbrüche, Wasserschäden oder Feuersbrünste verlieren für sinnvoll gespeicherte digitale Dokumente ihren Schrecken und ein digitales Dokument lässt sich bei Bedarf auch jederzeit in ein analoges umwandeln - per Mausklick einfach an den Drucker senden. Auf der anderen Seite ist es zum einen ein Leichtes, sie unbeabsichtigt zu duplizieren, löschen oder verlegen. Zum anderen wiederum ein Schweres, sie effizient, rechtssicher und schnell zu organisieren.

Die effektive Dokumentenorganisation braucht heutzutage zwar keine wandhohen Aktenschränke, aber doch genau denselben Ansatz wie zu Großvaters Zeiten: Ordnung und Systematik. Man könnte diese Aufgabe natürlich auch den jeweils zuständigen Mitarbeitern aufdrücken und damit das blanke Chaos zumindest im Zaum halten. Schwerfällig, fehlerträchtig und teuer ist es dennoch. Ein schlechtes Preis-Leistungsverhältnis, wenn man so will.

Wer bei entsprechendem Aufkommen maximalen Nutzen aus seinen Dokumenten ziehen will, kommt um eine spezialisierte Lösung für die Dokumentenorganisation nicht herum. Unternehmen leisten sich für dieses Problem ein umfangreiches Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS. Dokumentenmanagement Software, wie XERITM von PLATO, gestaltet die Dokumentenorganisation durch systematisches und standardisiertes Lenken so sicher und effizient wie möglich.

Gut organisiert, gute Arbeit.

Wer sich noch nicht mit dem Thema Dokumentenorganisation beschäftigt hat, sollte dies unbedingt nachholen. Denn eine gut organisierte Dokumentenlandschaft spart Kosten und Mühe. Im selben Zug schafft das Unternehmen zugleich Rechtssicherheit und beugt Datenverlusten vor. Was aber vor allem zählt, ist die Produktivitätssteigerung: Jetzt endlich hat man alles parat.

Digitale Dokumentenorganisation: sparsam, effizient, sicher und einfach. Kosten sparen und Zeit gewinnen kann so einfach sein.